List intencyjny: co to jest w pracy i biznesie? Obietnica czy kontrakt?
List intencyjny to dokument, który budzi tyle samo nadziei, co pytań. Co to jest tak naprawdę? Gwarancja zatrudnienia? A może grzecznościowy uścisk dłoni, który nic nie znaczy, gdy negocjacje utkną w martwym punkcie?
Czas zdemistyfikować jego rolę. W tym artykule prześwietlimy go z każdej strony – od definicji, przez realną moc prawną (a częściej jej brak), aż po konkretne wskazówki, jak napisać list intencyjny, by nie stał się źródłem problemów. Badamy, czy list intencyjny jest wiążący i jakie są realia na koniec 2025 roku.
List intencyjny – więcej niż formalność, mniej niż umowa
W świecie biznesu negocjacje to często długa podróż. List intencyjny jest na tej trasie nie celem, a mapą drogową – formalnym potwierdzeniem, że obie strony zmierzają w tym samym kierunku i traktują rozmowy priorytetowo.
W praktyce jego podpisanie służy trzem głównym celom:
- Uporządkowanie negocjacji: Dokument nadaje procesowi strukturę, określając ramy rozmów, kluczowe tematy i wstępny harmonogram.
- Potwierdzenie powagi: To jasny sygnał, że partner biznesowy lub przyszły pracodawca jest poważnie zainteresowany i gotowy do dalszych kroków.
- Zbudowanie zaufania: Stanowi psychologiczne zobowiązanie do prowadzenia rozmów w dobrej wierze, torując drogę do bardziej otwartej komunikacji.
Kluczowe jest jednak zrozumienie, czym list intencyjny nie jest. To nie oferta w rozumieniu Kodeksu cywilnego i – co do zasady – nie umowa. To raczej dżentelmeńska deklaracja wspólnych aspiracji, która przygotowuje grunt pod właściwy kontrakt.
Przeczytaj również: Jak negocjować wynagrodzenie, by zarabiać więcej
Dwa światy listu intencyjnego: praca i biznes
Jeden dokument, dwie zupełnie inne role. Choć list intencyjny zawsze nazywa się tak samo, jego znaczenie jest inne w świecie rekrutacji, a inne w wielkich negocjacjach biznesowych.
Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice:
| Cecha | List intencyjny (Praca) | List intencyjny (Współpraca biznesowa) |
| Główny cel | Potwierdzenie chęci zatrudnienia wybranego kandydata. | Ustrukturyzowanie złożonych negocji (np. fuzje, M&A). |
| Inicjator | Zazwyczaj pracodawca. | Najczęściej obie strony, po wstępnych ustaleniach. |
| Kluczowe elementy | Proponowane stanowisko, zarys wynagrodzenia, data startu. | Przedmiot umowy, harmonogram, klauzule poufności/wyłączności. |
| Charakter wiążący | Jest obietnicą złożenia oferty, nie gwarancją zatrudnienia. | Jest ramą negocjacji, nie gwarancją podpisania umowy. |
| Ciekawostka: W międzynarodowym biznesie (M&A) negocjacje nad samym listem intencyjnym (znanym też jako Term Sheet lub Letter of Intent) potrafią trwać tygodniami i angażować sztaby prawników. To pokazuje, jak poważnie traktuje się ten „niewiążący” dokument. |
Cała prawda o mocy prawnej: Czy list intencyjny jest wiążący?
To pytanie spędza sen z powiek wielu menedżerom i kandydatom. Odpowiedź brzmi: to zależy.
Prawo w Polsce, w szczególności Kodeks cywilny, nie definiuje wprost, czym jest list intencyjny. Jego moc prawna to wypadkowa jego treści i intencji stron:
- Scenariusz domyślny (95% przypadków): Brak mocy wiążącej. Jeżeli list zawiera jasne sformułowania typu „niniejszy list nie stanowi oferty ani zobowiązania do zawarcia umowy”, jego zerwanie nie rodzi żadnych roszczeń o jej zawarcie. To bezpieczna przystań dla obu stron.
- Scenariusz niebezpieczny: Kiedy list staje się umową przedwstępną? Tutaj prawo kreśli wyraźną granicę. Zgodnie z Art. 389 Kodeksu cywilnego, jeśli list intencyjny określa istotne postanowienia umowy przyrzeczonej (np. dokładne stanowisko, konkretne wynagrodzenie, rodzaj umowy i termin jej zawarcia), może zostać uznany za umowę przedwstępną. A od takiej umowy nie można już tak po prostu odejść.
- Odpowiedzialność za „złą wiarę” w negocjacjach: Nawet jeśli list nie jest wiążący, nie daje przyzwolenia na wszystko. Art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego wprowadza pojęcie culpa in contrahendo (wina w kontraktowaniu). Jeśli jedna ze stron rozpoczęła negocjacje w złej wierze (np. tylko po to, by wyciągnąć poufne dane od konkurencji) i nagle je zerwała bez uzasadnionego powodu, druga strona może żądać odszkodowania za poniesione koszty (np. koszty podróży, porad prawnych).
| Złota zasada listu intencyjnego: Należy pamiętać, że list intencyjny co do zasady NIE JEST umową wiążącą. Jego celem jest wyrażenie woli, a nie stworzenie zobowiązania. Jednak diabeł tkwi w szczegółach. Jeśli dokument zawiera wszystkie istotne elementy przyszłej umowy (tzw. essentialia negotii), sąd może uznać go za umowę przedwstępną – nawet jeśli zostanie on nazwany „listem intencyjnym”. W praktyce nazwa ma drugorzędne znaczenie. Liczy się treść. |
Przeczytaj również: Umowa na okres próbny a zmiany 2025: Na co zwrócić uwagę?
Anatomia perfekcyjnego listu intencyjnego: co musi zawierać?
Chcesz wiedzieć, jak napisać list intencyjny? Oto 10 kluczowych elementów. Niezależnie od celu, dobry dokument powinien być klarowny i precyzyjny.
Co powinien zawierać list:
- Nagłówek: Jasno i wyraźnie: „List intencyjny” (lub „Letter of Intent”).
- Data i miejsce: Standardowe informacje formalne.
- Strony: Dokładne dane osób lub firm, które go zawierają.
- Kontekst: Krótkie wprowadzenie wyjaśniające, dlaczego list jest pisany (np. „w nawiązaniu do zakończonego procesu rekrutacji...”).
- Przedmiot intencji: Precyzyjne określenie, czego dotyczą zamiary (np. „intencja zatrudnienia na stanowisku...”, „wola nawiązania współpracy w zakresie...”).
- Główne założenia: W punktach można wymienić kluczowe, ale wciąż niewiążące, warunki (np. proponowane wynagrodzenie, zakres obowiązków, model współpracy).
- MAGICZNA KLAZULA (Najważniejszy punkt!): Wyraźne zastrzeżenie o niewiążącym charakterze listu. Przykład: „Niniejszy list ma charakter wyłącznie informacyjny, wyraża wolę Stron do prowadzenia dalszych negocjacji i nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego ani zobowiązania do zawarcia jakiejkolwiek umowy.”
- Poufność: Można dodać klauzulę o zachowaniu poufności informacji ujawnionych w trakcie negocjacji – ta część może być wiążąca.
- Okres ważności: Do kiedy list obowiązuje i jaki jest planowany termin dalszych kroków.
- Podpisy: Podpisy upoważnionych osób.
List intencyjny: Wzór do pobrania (PDF) na 2025 rok
Przygotowaliśmy uniwersalny wzór listu intencyjnego w formacie PDF, który można łatwo dostosować do własnych potrzeb – zarówno w procesie rekrutacji, jak i w negocjacjach biznesowych.
[Miejscowość], dnia [Data]
Dane Strony 1 [Imię i nazwisko/Nazwa firmy] [Adres]
Dane Strony 2 [Imię i nazwisko/Nazwa firmy] [Adres]
LIST INTENCYJNY
Działając w imieniu [Nazwa Strony 1] oraz [Nazwa Strony 2], niniejszym deklarujemy wspólną intencję podjęcia negocjacji w celu [np. zawarcia umowy o pracę na stanowisku X / nawiązania współpracy w ramach projektu Y].
Wstępne, niezobowiązujące warunki, które będą przedmiotem dalszych rozmów, to:
[Punkt 1, np. Proponowane stanowisko: Senior Marketing Manager]
[Punkt 2, np. Przewidywany model współpracy: Umowa o pracę]
[Punkt 3, np. Ramy czasowe projektu: Styczeń 2026 - Grudzień 2026]
Strony zgodnie oświadczają, że niniejszy list intencyjny nie stanowi oferty w rozumieniu Art. 66 Kodeksu cywilnego ani umowy przedwstępnej w rozumieniu Art. 389 Kodeksu cywilnego. Dokument ten nie rodzi żadnych zobowiązań po żadnej ze Stron do zawarcia umowy końcowej.
List traci ważność z dniem [Data] lub w momencie podpisania wiążącej umowy.
Z poważaniem,
[Podpis Strony 1] [Podpis Strony 2]
Pobierz gotowy wzór listu intencyjnego: Wzór listu intencyjnego do pobrania PDF
| Pamiętaj! Ten wzór listu intencyjnego to tylko punkt wyjścia. W przypadku skomplikowanych umów biznesowych zawsze skonsultuj treść z prawnikiem. |
Najczęściej zadawane pytania
Profesjonalnie i na piśmie. Podziękuj za dokument, potwierdź jego otrzymanie i wyraź swoją gotowość do dalszych rozmów na przedstawionych w nim warunkach lub zaproponuj własne zmiany.
Co do zasady – nie. Zobowiązuje jedynie do tego, co jest w nim zapisane jako wiążące (np. klauzula poufności). Nie zobowiązuje do podpisania finalnej umowy.
Gdy zawiera wszystkie kluczowe elementy umowy, którą strony planują zawrzeć w przyszłości (np. strony, przedmiot, cena/wynagrodzenie, termin). Wtedy sama nazwa „list intencyjny” nie ma znaczenia.
Absolutnie nie. Jest to jedynie silny sygnał, że pracodawca jest poważnie zainteresowany, ale może wycofać się z procesu aż do momentu podpisania umowy o pracę.
W większości przypadków – żadne. Ale jeśli zawierał on wiążące klauzule (np. o zachowaniu poufności) lub nosił znamiona umowy przedwstępnej, konsekwencje mogą być finansowe.
Podsumowanie
List intencyjny to jedno z tych narzędzi w świecie biznesu i rekrutacji, które jest potężnym sojusznikiem w rękach osoby świadomej i potencjalną pułapką dla nieuważnej.
Podchodząc do listu intencyjnego z wiedzą i ostrożnością, można zamienić ryzyko w strategiczną przewagę. Należy go traktować poważnie, ale nigdy nie mylić z ostatecznym kontraktem.
Źródła:
- Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP) – Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy – Kodeks cywilny (szczególnie Art. 72, Art. 389).
- Biznes.gov.pl – Rządowy portal informacyjny dla przedsiębiorców, zawierający wytyczne dotyczące zawierania umów i prowadzenia negocjacji w Polsce.
- Wybrane orzecznictwo Sądu Najwyższego w sprawach dotyczących charakteru prawnego listów intencyjnych.
Dodaj komentarz