Podstawy do zwolnienia pracownika – fundamenty bezpiecznej dokumentacji

Zwolnienie pracownika to jeden z najbardziej ryzykownych procesów. Jedno nieprawidłowe działanie może oznaczać przegraną w sądzie i dotkliwe odszkodowanie. Bezpieczeństwo pracodawcy opiera się na rzetelnej dokumentacji oraz precyzyjnie sformułowanym uzasadnieniu wypowiedzenia. Poniższy materiał to zbiór kluczowych zasad, które pomagają w minimalizacji ryzyka.

Dokumentacja: Najsilniejszy dowód 

W sporze z pracownikiem, bez jednoznacznych dowodów, pozostaje słowo przeciwko słowu. Zgodnie z Art. 45 Kodeksu pracy, sąd może orzec przywrócenie do pracy lub zasądzić odszkodowanie, jeśli wypowiedzenie jest nieuzasadnione albo narusza przepisy. Wiarygodność pracodawcy budują chronologiczne materiały, takie jak oceny okresowe, notatki ze spotkań, plany poprawy czy dowody likwidacji stanowiska. Kluczem jest bieżące dokumentowanie – tworzenie akt wstecz jest szybko wykrywalne.

Prawne fundamenty decyzji o zwolnieniu 

Decyzję o rozwiązaniu stosunku pracy reguluje szereg przepisów Kodeksu pracy. Należą do nich m.in.: Art. 30 (formy rozwiązania umowy), Art. 32-34 (wypowiedzenia), Art. 38 (konsultacja ze związkiem zawodowym), Art. 39 (ochrona przedemerytalna), Art. 41 (zakaz wypowiedzenia w czasie usprawiedliwionej nieobecności), Art. 52 (rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika), Art. 53 (długotrwała niezdolność do pracy), a także Art. 264 (21-dniowy termin na odwołanie do sądu pracy). Ponadto, orzecznictwo Sądu Najwyższego konsekwentnie podkreśla, że przyczyna wypowiedzenia musi być konkretna, prawdziwa i zindywidualizowana (np. I PKN 193/97, I PK 33/16). Przed podjęciem ostatecznej decyzji konieczna jest weryfikacja ewentualnych nowelizacji przepisów.

Zwolnienie pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony: kiedy jest możliwe?

Kluczowym wymogiem formalnego wypowiedzenia umowy o pracę jest podanie rzeczywistej, skonkretyzowanej i zrozumiałej przyczyny. Sądy pracy najczęściej uznają następujące grupy przyczyn:

• Ekonomiczno-organizacyjne: likwidacja stanowiska, restrukturyzacja (musi być realna, nie pozorna).
• Niedostateczne wyniki lub kwalifikacje: po uprzednim zapewnieniu wsparcia (szkolenia, planu poprawy).
• Naruszenia obowiązków: powtarzające się spóźnienia, niewykonywanie zadań, uchybienia BHP lub procedur.
• Utrata wymaganych uprawnień (np. prawa jazdy niezbędnego na stanowisku).
• Uzasadniona utrata zaufania – zawsze oparta na faktach (np. naruszenie procedury bezpieczeństwa informacji), nigdy na ogólnikach.

Należy pamiętać, aby nie łączyć trybów (np. likwidacji stanowiska z zarzutami dyscyplinarnymi), o ile nie są one ze sobą ściśle powiązane. Każda sprawa wymaga indywidualnej oceny oraz oparcia na faktach.

Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony: przykłady i schemat 

Schemat: Fakt (co, kiedy, ile) + wpływ + wcześniejsze działania + brak poprawy / konieczność zmiany. Prawidłowe uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę powinno być oparte na konkretnych dowodach.

Przykłady:

• W okresie kwiecień-czerwiec 2025 trzy raporty cenowe (12.04, 30.05, 28.06) zawierały błędne marże mimo szkolenia z 15.03 i planu poprawy z 02.04, co opóźniło przygotowanie ofert i zwiększyło ryzyko utraty klientów. 
• Utrata ważności uprawnień SEP w dniu 31.05.2025 mimo pisemnych przypomnień (10.04, 10.05) uniemożliwia legalne wykonywanie pracy na stanowisku elektryka. 
• Likwidacja stanowiska Specjalisty ds. wdrożeń na mocy uchwały zarządu z 14.07.2025, po połączeniu działów Operacji i IT. Zadania przejmuje zespół projektowy, co eliminuje potrzebę utrzymywania równorzędnej roli.

Czego należy unikać:

• Ogólnikowych przyczyn: "brak zaangażowania", "restrukturyzacja" (bez wyjaśnienia). 
• Etykiet oceniających: "leniwy", "niesubordynowany". 

Uzasadnienie musi być jasne i jednoznaczne, nigdy zagadkowe.

Dokumentacja: klucz do prawnej obrony (Zgodnie z zasadą minimalizacji danych RODO)

Gromadzenie dokumentacji to nie tylko obowiązek, ale proaktywna strategia ochrony pracodawcy. Każdy element akt buduje spójną narrację, która ma kluczowe znaczenie w przypadku sporu. Kluczem jest zbieranie wyłącznie niezbędnych informacji. Oto minimalny, niezbędny zestaw dokumentów:

1. Aktualny zakres obowiązków: To punkt odniesienia do oceny, czy pracownik wywiązuje się z postawionych zadań.
2. Oceny okresowe i KPI (z datami): Służą jako dowód na ewolucję wyników lub brak ich poprawy.
3. Notatki ze spotkań korygujących: Dokumentują proces komunikacji z pracownikiem i dają dowód na zapewnienie mu szansy na zmianę.
4. Potwierdzenia szkoleń i coachingów: Uwierzytelniają fakt zapewnienia pracownikowi wsparcia w rozwoju kompetencji.
5. Plany poprawy: Formalne dowody na wyznaczenie konkretnych celów, terminu ich realizacji i oferowane wsparcie.
6. Rejestr naruszeń: Dokumentacja kluczowych faktów, dat oraz skutków niewłaściwych działań.
7. Dowody likwidacji stanowiska: Uchwały zarządu, nowe schematy organizacyjne oraz analiza obciążenia pracą, które potwierdzają rzeczywisty charakter zmian.
8. E-maile i ID zgłoszeń: Mogą służyć jako dowód zdarzenia, o ile ograniczają dane osobowe do niezbędnego minimum.

Spójna chronologia to wiarygodność – w sądzie liczy się pełny obraz sytuacji.

Procedura prawna krok po kroku

Prawidłowe przeprowadzenie procesu zwolnienia wymaga metodycznego podejścia. Poniżej przedstawiono listę kluczowych kroków, które należy podjąć w celu zminimalizowania ryzyka prawnego:

1. Weryfikacja przyczyny: Sprawdzenie, czy przyczyna rozwiązania umowy jest rzeczywista, konkretna i udokumentowana.
2. Ocena ochrony pracownika: Ustalenie, czy pracownik nie jest objęty szczególną ochroną prawną (np. z powodu ciąży, urlopu, niezdolności do pracy - Art. 41, czy też okresu przedemerytalnego - Art. 39). Dotyczy to również działaczy związkowych i sygnalistów.
3. Konsultacja ze związkiem zawodowym (Art. 38): Jeśli pracownik jest reprezentowany przez związek, konieczna jest konsultacja, a pracodawca ma obowiązek poczekać na pisemne stanowisko związku (do 5 dni).
4. Sporządzenie wypowiedzenia: Przygotowanie dokumentu w formie pisemnej, zawierającego konkretną przyczynę, okres wypowiedzenia oraz pouczenie o 21-dniowym terminie odwołania do sądu pracy.
5. Wręczenie wypowiedzenia: Najlepiej w obecności świadka, z uzyskaniem pisemnego potwierdzenia odbioru przez pracownika.
6. Dokumentacja: Wpisanie dokumentu do akt osobowych pracownika (część C).
7. Ograniczona komunikacja wewnętrzna: Informacje o zwolnieniu powinny dotrzeć wyłącznie do osób, które muszą o tym wiedzieć (np. kadry, przełożony, dział compliance).

Zwolnienie pracownika na L4: co mówi prawo?

Zgodnie z Art. 41 Kodeksu pracy, wypowiedzenie umowy pracownikowi w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, np. na zwolnieniu lekarskim (L4), jest zasadniczo zabronione. Istnieją jednak wyjątki. Wyjątek stanowi rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z powodu długotrwałej niezdolności do pracy (Art. 53).

Jest to możliwe po upływie:

• łącznego okresu pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku, jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy (lub krócej, jeśli choroba powstała wskutek wypadku przy pracy);
• 3 miesięcy choroby, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy. 

Należy pamiętać, że późniejsze zwolnienie lekarskie nie unieważnia wypowiedzenia, które zostało już skutecznie wręczone pracownikowi przed rozpoczęciem L4. Fałszowanie dokumentacji medycznej może stanowić podstawę do rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym (Art. 52), jednak wymaga to jednoznacznych i niepodważalnych dowodów. Zbyt pochopne działania, pozbawione solidnych podstaw prawnych, wiążą się z wysokim ryzykiem przywrócenia pracownika do pracy przez sąd.

Przeczytaj również: Nowa praca w trakcie wypowiedzenia: co musisz wiedzieć o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy

Jak zwolnić emeryta zatrudnionego na czas nieokreślony

Wokół tematu zwolnienia emeryta krąży mit o rzekomym uproszczeniu procedur. W rzeczywistości w procesie tym obowiązują te same zasady, co w przypadku każdego innego pracownika: uzasadnienie wypowiedzenia musi mieć konkretną, prawdziwą i realną przyczynę. Pracownik, który osiągnął wiek emerytalny lub pobiera świadczenie, nie jest już objęty ochroną z Art. 39 (ta działa tylko w okresie 4 lat przed osiągnięciem wieku, jeśli staż gwarantuje prawo do emerytury). Nie wolno wskazywać wieku czy pobierania emerytury jako przyczyny – byłaby to dyskryminacja ze względu na wiek. Należy podać realny powód: likwidacja stanowiska, wyniki, naruszenia obowiązków. Proces identyczny jak przy każdym innym pracowniku.

Kluczowe błędy, które prowadzą do przegranych spraw sądowych

Prawidłowy proces zwolnienia to unikanie pułapek proceduralnych. Poniżej przedstawiono najczęstsze błędy, które mogą unieważnić wypowiedzenie umowy o pracę:

1. Ogólnikowe przyczyny (brak konkretnych dat, liczb).
2. Mieszanie trybów (redukcja + zarzut winy).
3. Brak konsultacji związkowej mimo obowiązku.
4. Brak planu poprawy przy wypowiedzeniu opartym na słabych wynikach.
5. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika bez pełnych dowodów i zachowania terminu 1 miesiąca od powzięcia wiadomości o naruszeniu (art. 52 § 2).
6. Użycie formuły „utrata zaufania" bez opisania zdarzeń.
7. Przechowywanie nadmiaru danych (naruszenie minimalizacji RODO).
8. Kopiowanie starych wzorów bez indywidualizacji.

Podsumowanie: Proces ponad formą

Bezpieczne zwolnienie z pracy to nie sztuka „sprytnego pisma", lecz proces: wczesne reagowanie, rzetelne wsparcie, precyzyjne fakty, zgodność z Kodeksem pracy i poszanowanie godności pracownika. Każdy element uzasadnienia musi mieć oparcie na materiale dowodowym. Dobrze prowadzona dokumentacja działa prewencyjnie – często umożliwia poprawę, a gdy to niemożliwe, minimalizuje ryzyko sporu. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, zawsze zaleca się konsultację z prawnikiem prawa pracy przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Zastrzeżenie: Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej – w celu podjęcia decyzji należy skonsultować się z prawnikiem. Przed zastosowaniem powyższych informacji konieczna jest weryfikacja aktualności przepisów i praktyki sądowej, gdyż prawo może ulec zmianie.

Źródła 

1. Kodeks pracy (stan na 1.08.2025 r.).
2. Orzecznictwo Sądu Najwyższego: I PKN 193/97, I PK 33/16, II PK 123/12, I PK 229/17.
3. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP): Stanowiska dot. dokumentowania naruszeń (pip.gov.pl).