ASYSTENT ZARZĄDU/ OFFICE MANAGER (K/M)

Organizacja pracy biura i wsparcie Zarządu
kompleksowa obsługa administracyjna biura,
prowadzenie kalendarza spotkań i organizacja harmonogramów,
organizacja podróży służbowych (rezerwacja lotów, hoteli, ubezpieczeń, winiet),
sporządzanie pism, dokumentów, zestawień i raportów,
bieżące wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach i realizacji projektów,
koordynacja spraw organizacyjnych oraz rozwiązywanie bieżących wyzwań operacyjnych.
Administracja i obieg dokumentów
nadzór nad korespondencją i obiegiem dokumentacji,
obsługa skrzynki e-Dokumenty,
przygotowywanie umów, aneksów, zapytań ofertowych i dokumentów wewnętrznych,
kompletowanie dokumentacji do rozliczeń i projektów,
współpraca z kancelariami prawnymi, notarialnymi oraz instytucjami zewnętrznymi.
Nieruchomości i zarządzanie najmem
przygotowywanie umów najmu i aneksów,
publikacja ogłoszeń najmu nieruchomości,
kontakt z najemcami i prezentacja nieruchomości,
organizacja usuwania awarii oraz koordynacja prac serwisowych,
rozliczanie najemców i przygotowywanie dokumentacji kosztowej,
organizacja sprzątania oraz przygotowania lokali dla nowych najemców.
Wsparcie projektów inwestycyjnych i budowlanych
koordynacja bieżących spraw związanych z inwestycjami,
współpraca z wykonawcami i dostawcami usług,
zbieranie ofert, negocjowanie warunków współpracy,
wsparcie w rozliczeniach oraz zakupach projektowych.
Organizacja wydarzeń i targów
organizacja targów krajowych i zagranicznych,
rezerwacja powierzchni wystawienniczych,
koordynacja budowy i wyposażenia stoisk targowych,
organizacja spotkań biznesowych, wydarzeń firmowych oraz spotkań dla klientów i architektów.
Zakupy i zaopatrzenie
organizacja zakupów dla biura, magazynu i produkcji,
wybór dostawców i negocjowanie warunków handlowych,
optymalizacja kosztów zakupowych.
Flota samochodowa i ubezpieczenia
administracja flotą pojazdów,
rejestracja pojazdów oraz zgłoszenia zbycia i nabycia,
organizacja serwisów, wymian opon i obsługa szkód komunikacyjnych,
przygotowywanie i porównanie ofert ubezpieczeniowych,
współpraca z leasingodawcami i brokerami ubezpieczeniowymi.
Wsparcie procesów HR
publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych,
selekcja aplikacji i kontakt z kandydatami,
organizacja spotkań rekrutacyjnych,
obsługa kalendarza urlopowego,
przygotowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników (laptopy, telefony, dostęp do systemów).
Rozliczenia i administracja finansowa
realizacja bieżących płatności,
obsługa rozliczeń mediów i kosztów eksploatacyjnych,
przygotowywanie miesięcznych zestawień dla najemców,
wsparcie w przygotowywaniu rozliczeń premiowych.

Wymagania

Nasze wymagania
bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów,
samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w działaniu,
wysoka kultura osobista i komunikatywność,
bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office
doświadczenie na stanowisku Asystentki Zarządu, Office Managera lub Specjalisty ds. Administracji,
znajomość nowoczesnych narzędzi AI wspierających pracę biurową, administracyjną i organizacyjną,
umiejętność prowadzenia wielu tematów jednocześnie,
prawo jazdy kat. B.
Mile widziane
doświadczenie w branży nieruchomości, budownictwa lub zarządzania najmem,
doświadczenie w organizacji wydarzeń, targów i podróży służbowych,
doświadczenie w obsłudze floty samochodowej oraz ubezpieczeń.

Jak aplikować

Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: Cv

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: telefon, e-mail

Język aplikacji: polski

Informacje o pracodawcy

Pracodawca: BERGMEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

NIP: 9452026669

Adres: ul. Rtm. Witolda Pileckiego 4, 32-050 Skawina, powiat: krakowski, woj: małopolskie

Nasze wymagania
bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów,
samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w działaniu,
wysoka kultura osobista i komunikatywność,
bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office
doświadczenie na stanowisku Asystentki Zarządu, Office Managera lub Specjalisty ds. Administracji,
znajomość nowoczesnych narzędzi AI wspierających pracę biurową, administracyjną i organizacyjną,
umiejętność prowadzenia wielu tematów jednocześnie,
prawo jazdy kat. B.
Mile widziane
doświadczenie w branży nieruchomości, budownictwa lub zarządzania najmem,
doświadczenie w organizacji wydarzeń, targów i podróży służbowych,
doświadczenie w obsłudze floty samochodowej oraz ubezpieczeń.