SAMODZIELNY REFERENT/KA

1.Bieżąca obsługa sekretarsko-biurowa
a)Prowadzenie kalendarza spotkań Dziekana i Prodziekana, w tym monitorowanie terminów posiedzeń i innych wydarzeń wydziałowych.
b)Przyjmowanie i rejestracja korespondencji wpływającej i wychodzącej (tradycyjnej oraz elektronicznej), a także przygotowywanie projektów pism, zaproszeń i podziękowań.
c)Rozliczanie krajowych i zagranicznych delegacji służbowych Dziekana.
d)Nadzór nad stanem materiałów biurowych, zgłaszanie zapotrzebowania na zakupy rzeczowe oraz organizacja poczęstunku podczas oficjalnych spotkań.
2.Zadania administracyjno-organizacyjne i sprawozdawczość
a)Sporządzanie projektów pism Dziekana.
b)Techniczna obsługa posiedzeń Rad Wydziału (wysyłanie zawiadomień, kompletowanie materiałów, prowadzenie list obecności, rejestracja audio, sporządzanie protokołów i sprawozdań).
c)Techniczna obsługa posiedzeń Rad Programowych (wysyłanie zawiadomień, kompletowanie materiałów, prowadzenie list obecności, rejestracja audio, sporządzanie protokołów i sprawozdań).
d)Zbieranie danych i przygotowywanie wkładu merytorycznego do corocznego raportu dla MKDiN.
3.Obsługa spraw finansowych i kadrowo-płacowych
a)Wprowadzanie i rozliczanie faktur oraz rachunków za zakupy wydziałowe w systemie finansowo-księgowym SKW.
b)Weryfikacja i rozliczanie arkuszy godzin nadliczbowych oraz ponadwymiarowych realizowanych przez kadrę dydaktyczną Wydziału.
c)Prowadzenie dokumentacji i rozliczanie godzin dydaktycznych realizowanych na podstawie umów cywilnoprawnych przez osoby niebędące pracownikami etatowymi.
a)Bieżąca obsługa systemu POL-on, w tym kontrola postępu prac, wprowadzanie i korekta danych - w porozumieniu i współpracy z zespołami odpowiedzialnymi a także Dziekanem i Prodziekanem.
4.Komunikacja i przepływ informacji
a)Bezpośrednia i telefoniczna obsługa interesantów (pracowników, studentów oraz osób zewnętrznych), udzielanie informacji i kierowanie do właściwych jednostek wydziałowych.
b)Dystrybucja komunikatów, poleceń i ogłoszeń Dziekana do podległych katedr oraz pracowników Wydziału.
c)Bieżąca współpraca z Biurem Rektora w zakresie obiegu dokumentów i synchronizacji kalendarza ogólnouczelnianego - informowanie o zbliżających się ważnych wydarzeniach, zadaniach i terminach realizacji poszczególnych formalności.

Wymagania

Dobra organizacja pracy, odpowiedzialność, motywacja i zaangażowanie, umiejętność współpracy w zespole
0,5 etatu – obsługa studentów Dziekanatu Study in English + 0,5 etatu – asystentka Dziekana Wydziału Architektury i Projektowania Interdyscyplinarnego
Wymagania:
Wykształcenie wyższe lub średnie
Doświadczenie w obszarze prac administracyjno-biurowych
Biegła obsługa programów Office
Znajomość języka angielskiego min. B2 (weryfikowane podczas rozmowy kwalifikacyjnej)
Umiejętność pracy pod presją czasu
Dobra organizacja pracy, odpowiedzialność, motywacja i zaangażowanie, umiejętność współpracy w zespole
Mile widziane znajomość systemu Akademus

Jak aplikować

Sposób aplikowania: za pośrednictwem urzędu

Wymagane dokumenty: Podanie o pracę
Curriculum Vitae
Kopia dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje i staż pracy.

Język aplikacji: polski

Informacje o pracodawcy

Adres: Czarnieckiego 9, 61-538 Poznań, powiat: m. Poznań, woj: wielkopolskie

Dobra organizacja pracy, odpowiedzialność, motywacja i zaangażowanie, umiejętność współpracy w zespole
0,5 etatu – obsługa studentów Dziekanatu Study in English + 0,5 etatu – asystentka Dziekana Wydziału Architektury i Projektowania Interdyscyplinarnego
Wymagania:
Wykształcenie wyższe lub średnie
Doświadczenie w obszarze prac administracyjno-biurowych
Biegła obsługa programów Office
Znajomość języka angielskiego min. B2 (weryfikowane podczas rozmowy kwalifikacyjnej)
Umiejętność pracy pod presją czasu
Dobra organizacja pracy, odpowiedzialność, motywacja i zaangażowanie, umiejętność współpracy w zespole
Mile widziane znajomość systemu Akademus