SPECJALISTA DS. ADMINISTRACJI (K/M)

Obsługa administracyjno - realizacyjna przedsięwzięć i działalności bieżącej, w tym nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz opracowywanie oraz aktualizacja procedur administracyjnych, a także organizacja zaopatrzenia instytucji w materiały i sprzęt, administracyjne wspieranie działalności komórek organizacyjnych NCK, w tym współpraca przy przygotowywaniu projektów zarządzeń, instrukcji i regulaminów wewnętrznych, wspieranie prowadzenia spraw najmu i użyczania pomieszczeń NCK w uzgodnieniu z kierownikiem Działu Produkcji i Organizacji, zlecanie dodatkowych prac firmom sprawującym ochronę fizyczną obiektów oraz firmie sprzątającej zgodnie z harmonogramem imprez odbywających się w NCK,współpraca przy przygotowywaniu i prowadzeniu postępowań dot. udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej obowiązującego progu przetargowego, zgodnie z postanowieniami regulaminu wewnętrznego, wykonywanie samokontroli zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej, dokonywanie samooceny w ramach kontroli zarządczej, nadzór nad wyposażeniem biurowym i majątkiem instytucji, prowadzenie spraw związanych z gospodarką materiałową i zaopatrzeniem. Udział w inwentaryzacjach rocznych i okresowych, prowadzenie magazynu wydawnictw NCK, dystrybucja wydawnictw, w tym prowadzenie sprzedaży przez internet, dokonywanie zakupów na bieżące potrzeby NCK, na podstawie zleceń wydanych przez Dyrektora/kierownika Działu, sporządzanie zestawień, raportów i analiz administracyjnych, przygotowywanie danych do planów rzeczowo-finansowych, analiza kosztów administracyjnych, rekomendowanie usprawnień organizacyjnych i optymalizacji procesów, wykonywanie samokontroli zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej, wykonywanie kontroli merytorycznej NCK Gdańsk, udział w inwentaryzacjach rocznych i okresowych, pełnienie funkcji członka zakładowej komisji przetargowej, przygotowywanie projektów umów związanych z realizowanymi zadaniami we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym. Gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji z zakresu wykonywanych obowiązków pracowniczych, współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi oraz samodzielnymi pracownikami NCK, na polecenie przełożonego zastępowanie innych pracowników w czasie ich nieobecności, podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych itd. Dbanie o bardzo dobry wizerunek NCK Gdańsk, wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego, które mieszczą się w zakresie statutowej działalności NCK Gdańsk.

Wymagania

wykształcenie wyższe oraz min. 2 lata doświadczenia w pracy o podobnym profilu do oczekiwanego lub wykształcenie średnie oraz min. 5 lat doświadczenia w pracy o podobnym profilu do oczekiwanego, biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365(Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams), wiedza z zakresu powierzonego stanowiska, dobra organizacja pracy, bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, komunikatywna znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego języka obcego.

Jak aplikować

Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: Życiorys, oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji, oświadczenie, o którym mówi ustawa o ochronie małoletnich do celów weryfikacji niekaralności, opcjonalnie (do wglądu podczas spotkania) dokumenty potwierdzające wykształcenie, doświadczenie zawodowe i umiejętności, referencje mile widziane.

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: telefon, e-mail

Język aplikacji: polski

Informacje o pracodawcy

Pracodawca: Nadbałtyckie Centrum Kultury w Gdańsku

NIP: 5832082755

Adres: ul. Korzenna 33/35, 80-851 Gdańsk, powiat: m. Gdańsk, woj: pomorskie

Telefon kontaktowy: 58 326 10 25 696141674

wykształcenie wyższe oraz min. 2 lata doświadczenia w pracy o podobnym profilu do oczekiwanego lub wykształcenie średnie oraz min. 5 lat doświadczenia w pracy o podobnym profilu do oczekiwanego, biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365(Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams), wiedza z zakresu powierzonego stanowiska, dobra organizacja pracy, bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, komunikatywna znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego języka obcego.