SPECJALISTA DS. ARCHIWIZACJI (K/M)

Zakres obowiązków:
przejmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji przekazywanej do składnicy akt;
porządkowanie zasobu składnicy akt oraz przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
udostępnianie dokumentacji oraz przeprowadzanie kwerend archiwalnych, w tym przygotowywanie uwierzytelnionych kopii dokumentów kadrowo-płacowych;
wycofywanie dokumentacji ze składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy;
inicjowanie i udział w procesie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami;
przygotowywanie rocznych sprawozdań dotyczących działalności składnicy akt i stanu przechowywanej dokumentacji;
digitalizację dokumentacji oraz udział w rozwijaniu elektronicznej archiwizacji zasobów;
wspieranie i doradzanie komórkom organizacyjnym GCUW oraz dyrektorom obsługiwanych jednostek oświatowych w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją;
udzielanie wsparcia w zakresie stosowania Instrukcji Kancelaryjnej i zasad archiwizacji dokumentacji;
realizację innych zadań związanych z obszarem archiwizacji, zgodnych z zakresem stanowiska.

Wymagania

Szukamy osoby, która:
posiada co najmniej wykształcenie średnie, preferowane o profilu administracyjnym lub związanym z archiwistyką;
posiada minimum 2-letnie doświadczenie w pracy w archiwum lub składnicy akt;
ukończyła kurs archiwalny co najmniej I stopnia;
bardzo dobrze zna zasady prowadzenia, porządkowania, ewidencjonowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji;
bardzo dobrze zna Instrukcję Kancelaryjną oraz zasady archiwizacji dokumentacji i potrafi stosować je w praktyce;
potrafi samodzielnie organizować swoją pracę, dba o dokładność, terminowość i prawidłowy obieg dokumentacji;
jest komunikatywna i potrafi przekazywać wiedzę oraz udzielać praktycznego wsparcia innym pracownikom;
cechuje się dyskrecją, odpowiedzialnością i wysoką kulturą osobistą;
dobrze odnajduje się zarówno w samodzielnej pracy, jak i we współpracy z innymi;
korzysta z pełni praw publicznych, posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie była skazana za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego ani umyślne przestępstwo skarbowe.
Mile widziane:
wykształcenie wyższe, w szczególności administracyjne lub archiwistyczne;
ukończony kurs archiwalny II stopnia lub inne szkolenia z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją;
doświadczenie w pracy z dokumentacją kadrowo-płacową lub pracowniczą;
doświadczenie w jednostkach sektora finansów publicznych, administracji publicznej lub jednostkach oświatowych;
doświadczenie w digitalizacji dokumentacji lub tworzeniu i prowadzeniu elektronicznych zasobów archiwalnych;
doświadczenie w prowadzeniu szkoleń wewnętrznych, instruktaży lub konsultacji dla pracowników w zakresie postępowania z dokumentacją.

Jak aplikować

Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: CV, kopia dyplomów potwierdzających wykształcenie oraz zaświadczeń o ukończonych kursach szkoleniach, kserokopie świadectw pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie.
Wymagane oświadczenia i zgoda RODO do pobrania: https://download.cloudgdansk.pl/gdansk-pl/d/202211199400/oswiadczenie-rekrutacyjne-gcuw.pdf

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: osobiście, e-mail, poczta, inny - https://gcuw.traffit.com/public/form/a/1290828dd5264421a613f002aba327c27635673d

Język aplikacji: polski

Informacje o pracodawcy

Pracodawca: GDAŃSKIE CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH

NIP: 9571088702

Adres: ul. Gen. Józefa Hallera 16/18, 80-426 Gdańsk, powiat: m. Gdańsk, woj: pomorskie

Szukamy osoby, która:
posiada co najmniej wykształcenie średnie, preferowane o profilu administracyjnym lub związanym z archiwistyką;
posiada minimum 2-letnie doświadczenie w pracy w archiwum lub składnicy akt;
ukończyła kurs archiwalny co najmniej I stopnia;
bardzo dobrze zna zasady prowadzenia, porządkowania, ewidencjonowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji;
bardzo dobrze zna Instrukcję Kancelaryjną oraz zasady archiwizacji dokumentacji i potrafi stosować je w praktyce;
potrafi samodzielnie organizować swoją pracę, dba o dokładność, terminowość i prawidłowy obieg dokumentacji;
jest komunikatywna i potrafi przekazywać wiedzę oraz udzielać praktycznego wsparcia innym pracownikom;
cechuje się dyskrecją, odpowiedzialnością i wysoką kulturą osobistą;
dobrze odnajduje się zarówno w samodzielnej pracy, jak i we współpracy z innymi;
korzysta z pełni praw publicznych, posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie była skazana za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego ani umyślne przestępstwo skarbowe.
Mile widziane:
wykształcenie wyższe, w szczególności administracyjne lub archiwistyczne;
ukończony kurs archiwalny II stopnia lub inne szkolenia z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją;
doświadczenie w pracy z dokumentacją kadrowo-płacową lub pracowniczą;
doświadczenie w jednostkach sektora finansów publicznych, administracji publicznej lub jednostkach oświatowych;
doświadczenie w digitalizacji dokumentacji lub tworzeniu i prowadzeniu elektronicznych zasobów archiwalnych;
doświadczenie w prowadzeniu szkoleń wewnętrznych, instruktaży lub konsultacji dla pracowników w zakresie postępowania z dokumentacją.