SPECJALISTA (K/M) NUMER REFERENCYJNY: 3999

Prowadzenie bieżącej obsługi administracyjnej i organizacyjnej sekretariatu Katedry Elektroenergetyki.
Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym poczty elektronicznej i tradycyjnej, z wykorzystaniem systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji związanej z działalnością Katedry.
Ewidencjonowanie i rozliczanie godzin dydaktycznych pracowników Katedry.
Prowadzenie kalendarza spotkań, seminariów i innych wydarzeń organizowanych przez Katedrę.
Obsługa administracyjna wyjazdów pracowników na konferencje krajowe i zagraniczne.
Zapewnienie zaopatrzenia pracowników Katedry w materiały biurowe i eksploatacyjne, w tym obsługa odpowiednich procesów w systemie TETA.
Monitorowanie wykorzystania urlopów pracowników z wykorzystaniem systemu TETA ME.
Wsparcie w przygotowywaniu i rozliczaniu delegacji służbowych.
Bieżąca współpraca z Dziekanatem, Biurem Wydziału oraz studentami i doktorantami Katedry w zakresie spraw administracyjnych i organizacyjnych.
Zapewnienie podstawowej obsługi administracyjnej pozostałych katedr w przypadku nieobecności pracowników sekretariatów spowodowanej urlopem lub zwolnieniem lekarskim.
Obsługa administracyjna Biura Wydziału, w tym w szczególności odbiór poczty papierowej i przesyłek z Kancelarii Politechniki Gdańskiej. Realizacja zamówień na artykuły biurowe i spożywcze na potrzeby Biura Wydziału, zgodnie z obowiązującymi procedurami i w ramach centralnych postępowań zakupowych. Obsługa administracyjna ubezpieczeń na czas wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów z wykorzystaniem systemu obsługi polis. Współpraca z firmami kurierskimi w zakresie realizacji bieżących potrzeb Wydziału. Udział w organizacji wydarzeń i uroczystości wydziałowych, w szczególności Święta Wydziału, inauguracji roku akademickiego oraz innych wydarzeń okolicznościowych. Kompleksowa obsługa administracyjna posiedzeń Rady Wydziału, w tym przygotowywanie i dystrybucja zaproszeń, kompletowanie materiałów i opinii oraz sporządzanie protokołów. Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji Biura Wydziału zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Wymagania

wykształcenie wyższe, preferowane o profilu prawo lub administracja, 3 lata stażu pracy na podobnym stanowisku, bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności Word i Excel), znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym, dobra organizacja pracy, sumienność i odpowiedzialność, rzetelność oraz dbałość o wysoką jakość realizowanych zadań.

Jak aplikować

Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: CV
Zasady aplikowania:
Elektronicznie na adres e-mail: hr.weia@pg.edu.pl
W tytule e-maila należy wpisać: Specjalista (k/m) nr ref. 3999.
Termin składania aplikacji: 06.11.2026 r.
Planowany termin rozstrzygnięcia rekrutacji: 13.11.2026 r.
Informacje dodatkowe:
Rekrutacja może zostać zamknięta bez wyłonienia kandydata/kandydatki.
Jeśli chciałby Pan/Pani zgłosić szczególne potrzeby związane z procesem rekrutacji (rozmową rekrutacyjną), które wynikają z niepełnosprawności, prosimy o przesłanie takiej informacji na adres e-mail podany w ogłoszeniu.
Dokumenty dla kandydatów (np. RODO): https://pg.edu.pl/uczelnia/kariera/dokumenty-dla-kandydatow
Uwaga:
W przypadku przekazania innych danych niż: imię (imiona), nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia prosimy o umieszczenie klauzuli:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu aplikacyjnym przez Politechnikę Gdańską (ul. G. Narutowicza 11/12, 80-233 Gdańsk) w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji do pracy na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: e-mail, inny - https://pg.edu.pl/uczelnia/kariera/dokumenty-dla-kandydatow
https://pg.edu.pl/bip/job-vacancies/NonAcademicTeacher/3999/download

Język aplikacji: polski

Informacje o pracodawcy

Pracodawca: Politechnika Gdańska

NIP: 5840203593

wykształcenie wyższe, preferowane o profilu prawo lub administracja, 3 lata stażu pracy na podobnym stanowisku, bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności Word i Excel), znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym, dobra organizacja pracy, sumienność i odpowiedzialność, rzetelność oraz dbałość o wysoką jakość realizowanych zadań.