SPECJALISTA / SPECJALISTKA DS. SEKRETARIATU I OBSŁUGI KANCELARYJNEJ

1. Obsługa kancelaryjna i obieg dokumentów:
- Obsługa skrzynek poczty elektronicznej: office@zacheta.art.pl oraz faktury@zacheta.art.pl.
- Przyjmowanie korespondencji i dokumentów wpływających do Zachęty, ich rejestrowanie oraz wprowadzanie do obowiązujących rejestrów i systemów wspierających obieg dokumentów.
- Przekazywanie dokumentów do dekretacji Dyrekcji oraz do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z dokonanymi dekretacjami.
- Koordynacja procesu podpisywania dokumentów przez Dyrekcję, obejmująca monitorowanie terminów i kompletności dokumentacji oraz przekazywanie podpisanych dokumentów do właściwych komórek organizacyjnych lub adresatów zgodnie z obowiązującymi procedurami.
- Obsługa korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej, firm kurierskich, ePUAP oraz e-Doręczeń.
- Prowadzenie dokumentacji spraw oraz przygotowywanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi.
2. Obsługa sekretariatu Dyrekcji:
- Administracyjna obsługa kalendarzy Dyrektorki i Zastępcy Dyrektorki, w tym planowanie terminów, wprowadzanie zmian oraz koordynacja spotkań zgodnie z ustaleniami Dyrekcji.
- Organizacja spotkań Dyrekcji, w szczególności uzgadnianie terminów, rezerwacja sal, przygotowanie materiałów organizacyjnych oraz zapewnienie obsługi organizacyjnej spotkań.
- Organizacja, koordynacja i rozliczanie krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych Dyrekcji.
- Przyjmowanie gości Dyrekcji oraz zapewnienie organizacyjnej obsługi spotkań.
- Obsługa połączeń telefonicznych sekretariatu oraz udzielanie informacji zgodnie z kompetencjami.
- Kompletowanie i przekazywanie dokumentów oraz materiałów niezbędnych do realizacji spotkań i innych działań Dyrekcji.
- Współpraca z Executive Assistant Dyrektorki w zakresie realizacji ustaleń dotyczących organizacji pracy Dyrektorki, w szczególności planowania spotkań i podróży służbowych.
3. Pozostałe obowiązki:
- Współpraca z komórkami organizacyjnymi Zachęty w zakresie spraw kancelaryjnych i organizacyjnych.
- Udział w testowaniu, wdrażaniu i doskonaleniu systemów oraz narzędzi wspierających pracę sekretariatu, kancelarii i elektronicznego obiegu dokumentów.
- Dbanie o profesjonalną obsługę interesantów, gości oraz partnerów zewnętrznych, zgodnie ze standardami obowiązującymi w Zachęcie.
- Dbanie o estetyczny wygląd sekretariatu.
- Zaopatrywanie sekretariatu w materiały biurowe oraz monitorowanie bieżących potrzeb administracyjnych.
- Wykonywanie innych poleceń służbowych Dyrekcji oraz bezpośredniego przełożonego, pozostających w związku z zajmowanym stanowiskiem.

Wymagania

Wymagania:
- wykształcenie wyższe (kierunek studiów nie jest kluczowy, cenimy różnorodne doświadczenia i kompetencje zdobyte w toku edukacji);
- doświadczenie w pracy biurowej lub organizacyjnej oraz gotowość do rozwijania kompetencji w zakresie obsługi sekretariatu i kancelarii;
- bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność i dbałość o szczegóły;
- umiejętność planowania zadań, ustalania priorytetów oraz monitorowania terminów;
- swobodne posługiwanie się narzędziami biurowymi, systemami IT oraz gotowość do nauki nowych systemów wspierających pracę administracyjną;
- bardzo dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację w mowie i piśmie;
- wysoka kultura osobista oraz umiejętność profesjonalnej komunikacji z pracownikami, gośćmi i partnerami zewnętrznymi;
- odpowiedzialność, dyskrecja i umiejętność pracy z dokumentami wymagającymi zachowania poufności.

Mile widziane:
- doświadczenie w pracy z korespondencją, dokumentacją administracyjną lub elektronicznym obiegiem dokumentów;
- znajomość podstawowych zasad organizacji pracy kancelarii lub sekretariatu;
- doświadczenie w organizacji spotkań, podróży służbowych lub współpracy z kadrą zarządzającą;
- doświadczenie zdobyte w instytucji kultury, administracji publicznej, organizacji pozarządowej lub innej organizacji o podobnym charakterze.

Wyślij swoje CV na adres: rekrutacja@zacheta.art.pl, w tytule e-maila: Specjalista / Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej

Termin zgłoszeń: 23 lipca 2026 r.

Jak aplikować

Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy

Wymagane dokumenty: CV

Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: e-mail

Język aplikacji: polski

Informacje o pracodawcy

Pracodawca: ZACHĘTA - NARODOWA GALERIA SZTUKI

NIP: 5260251210

Adres: ul. Pl. Małachowskiego 3, 00-916 Warszawa, powiat: m.st. Warszawa, woj: mazowieckie

Wymagania:
- wykształcenie wyższe (kierunek studiów nie jest kluczowy, cenimy różnorodne doświadczenia i kompetencje zdobyte w toku edukacji);
- doświadczenie w pracy biurowej lub organizacyjnej oraz gotowość do rozwijania kompetencji w zakresie obsługi sekretariatu i kancelarii;
- bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność i dbałość o szczegóły;
- umiejętność planowania zadań, ustalania priorytetów oraz monitorowania terminów;
- swobodne posługiwanie się narzędziami biurowymi, systemami IT oraz gotowość do nauki nowych systemów wspierających pracę administracyjną;
- bardzo dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację w mowie i piśmie;
- wysoka kultura osobista oraz umiejętność profesjonalnej komunikacji z pracownikami, gośćmi i partnerami zewnętrznymi;
- odpowiedzialność, dyskrecja i umiejętność pracy z dokumentami wymagającymi zachowania poufności.

Mile widziane:
- doświadczenie w pracy z korespondencją, dokumentacją administracyjną lub elektronicznym obiegiem dokumentów;
- znajomość podstawowych zasad organizacji pracy kancelarii lub sekretariatu;
- doświadczenie w organizacji spotkań, podróży służbowych lub współpracy z kadrą zarządzającą;
- doświadczenie zdobyte w instytucji kultury, administracji publicznej, organizacji pozarządowej lub innej organizacji o podobnym charakterze.

Wyślij swoje CV na adres: rekrutacja@zacheta.art.pl, w tytule e-maila: Specjalista / Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej

Termin zgłoszeń: 23 lipca 2026 r.