SPECJALISTA/KA DS. ADMINISTRACYJNYCH/FINANSOWYCH (K/M)

Specjalista ds. administracyjnych/finansowych w Centrum Obsługi Projektów (COP) to rola wspierająca dla kierowników projektów i zespołów badawczych.
Podstawowe obowiązki:
- obsługa obiegu dokumentacji: przyjmowanie, rejestrowanie i archiwizowanie wniosków, umów, aneksów oraz protokołów odbioru,
- wsparcie procesów zakupowych: przygotowywanie opisów merytorycznych do faktur, pilnowanie terminów płatności oraz dbanie o zgodność zakupów z tzw. zasadą konkurencyjności lub PZP,
- koordynacja administracyjna personelu: gromadzenie kart czasu pracy, przygotowywanie umów cywilnoprawnych (zlecenie/dzieło) dla wykonawców oraz pilnowanie limitów godzin,
- organizacja spotkań i wyjazdów: obsługa delegacji krajowych i zagranicznych naukowców (rozliczanie kosztów podróży, rezerwacje hoteli),
- raportów.

Wymagania

Niezbędne wymagania:
wykształcenie wyższe najlepiej o profilu ekonomicznym, finansowym lub
prawniczym,
znajomości wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach
funduszy strukturalnych, programów krajowych (np. FENG) lub innych,
biegłość w pracy z arkuszami kalkulacyjnymi (Excel) oraz systemami do
rozliczania wniosków,
minimum 3-letnie doświadczenie przy realizacji projektów
współfinansowanych ze środków publicznych,
umiejętność przygotowania wniosków o płatność: sporządzanie cyklicznych
sprawozdań z wydatków oraz wniosków o refundację lub zaliczkę,
monitoring budżetu: bieżąca kontrola kosztów, analiza odchyleń oraz czuwanie
nad terminowością wydatków zgodnie z harmonogramem projektu,
weryfikacja kwalifikowalności kosztów: sprawdzanie, czy faktury, delegacje
i wynagrodzenia personelu badawczego są zgodne z budżetem i przepisami
konkursowymi,
przygotowanie sprawozdań finansowych: współpraca z personelem
merytorycznym projektu przy opisywaniu postępów prac badawczych
w raportach dla instytucji pośredniczących,
archiwizacja dokumentacji: prowadzenie kompletnej dokumentacji projektowej
w sposób umożliwiający przeprowadzenie bezbłędnej kontroli lub audytu.
Dodatkowe wymagania:
Kompetencje cyfrowe i narzędziowe:
biegła znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel zaawansowane
funkcje, które są niezbędne przy analizie dużych arkuszy kosztów i
wynagrodzeń,
praktyczna umiejętność obsługi oficjalnych platform do rozliczania wniosków.
Wiedza merytoryczna i prawna
znajomość Prawa Zamówień Publicznych (PZP) projekty realizowane są
przez jednostkę publiczną i zobowiązane są stosować zasadę
konkurencyjności,
znajomość przepisów podatkowych (Ulga B+R),
znajomość specyfiki badań prowadzonych na uczelniach technicznych.
Umiejętności interpersonalne
asertywność i skrupulatność,
odporność na stres,
umiejętność pracy w zespole.
Języki i certyfikaty
znajomość języka angielskiego niezbędna przy projektach międzynarodowych
(np. w programie Horyzont Europa),
certyfikat audytora wewnętrznego: dodatkowe potwierdzenie, że kandydat
potrafi sam wychwycić błędy przed oficjalną kontrolą z NCBR czy PARP

Jak aplikować

Sposób aplikowania: za pośrednictwem urzędu

Wymagane dokumenty: CV opcjonalnie list motywacyjny opatrzone własnoręcznym podpisem wraz
z klauzulą. Pełne zasady rekrutacji są załacznikiem do oferty

Język aplikacji: polski

Informacje o pracodawcy

Adres: Szymanowskiego 15, 42-217 Częstochowa, powiat: m. Częstochowa, woj: śląskie

Niezbędne wymagania:
wykształcenie wyższe najlepiej o profilu ekonomicznym, finansowym lub
prawniczym,
znajomości wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach
funduszy strukturalnych, programów krajowych (np. FENG) lub innych,
biegłość w pracy z arkuszami kalkulacyjnymi (Excel) oraz systemami do
rozliczania wniosków,
minimum 3-letnie doświadczenie przy realizacji projektów
współfinansowanych ze środków publicznych,
umiejętność przygotowania wniosków o płatność: sporządzanie cyklicznych
sprawozdań z wydatków oraz wniosków o refundację lub zaliczkę,
monitoring budżetu: bieżąca kontrola kosztów, analiza odchyleń oraz czuwanie
nad terminowością wydatków zgodnie z harmonogramem projektu,
weryfikacja kwalifikowalności kosztów: sprawdzanie, czy faktury, delegacje
i wynagrodzenia personelu badawczego są zgodne z budżetem i przepisami
konkursowymi,
przygotowanie sprawozdań finansowych: współpraca z personelem
merytorycznym projektu przy opisywaniu postępów prac badawczych
w raportach dla instytucji pośredniczących,
archiwizacja dokumentacji: prowadzenie kompletnej dokumentacji projektowej
w sposób umożliwiający przeprowadzenie bezbłędnej kontroli lub audytu.
Dodatkowe wymagania:
Kompetencje cyfrowe i narzędziowe:
biegła znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel zaawansowane
funkcje, które są niezbędne przy analizie dużych arkuszy kosztów i
wynagrodzeń,
praktyczna umiejętność obsługi oficjalnych platform do rozliczania wniosków.
Wiedza merytoryczna i prawna
znajomość Prawa Zamówień Publicznych (PZP) projekty realizowane są
przez jednostkę publiczną i zobowiązane są stosować zasadę
konkurencyjności,
znajomość przepisów podatkowych (Ulga B+R),
znajomość specyfiki badań prowadzonych na uczelniach technicznych.
Umiejętności interpersonalne
asertywność i skrupulatność,
odporność na stres,
umiejętność pracy w zespole.
Języki i certyfikaty
znajomość języka angielskiego niezbędna przy projektach międzynarodowych
(np. w programie Horyzont Europa),
certyfikat audytora wewnętrznego: dodatkowe potwierdzenie, że kandydat
potrafi sam wychwycić błędy przed oficjalną kontrolą z NCBR czy PARP